Tarjetas digitales con Google Workspace

Lead2Team se conecta con Google Workspace para dos cosas: leer vuestro directorio de empleados y dejar que cada persona entre con su cuenta de Google, sin una contraseña más que recordar. Pensado para empresas con equipos que ya trabajan con Google Workspace.

Qué es Google Workspace y para quién es

Google Workspace es el paquete de trabajo de Google: Gmail, Drive, Calendar y el resto, con un panel de administración donde vive el directorio de la empresa. Si vuestra gente entra cada mañana en Gmail con una cuenta corporativa, esa cuenta está en ese directorio, con su nombre, su departamento y su puesto.

Leer el directorio

• Altas: cada cuenta nueva recibe su tarjeta digital creada.
• Cambios: nombre, cargo, departamento y oficina se actualizan cuando cambian en el directorio.
• Bajas: cuando una cuenta se suspende o se borra, su tarjeta se retira del modo que hayáis elegido.
• Qué campos: solo los que mapeéis vosotros.
• En qué sentido: de Google Workspace a Lead2Team. Nada de lo que hagáis aquí toca vuestro directorio.

Entrar con vuestras credenciales

Esta es la segunda mitad, y es la que normalmente pregunta el departamento de informática. Vuestra gente puede entrar en Lead2Team con su cuenta de Google en vez de con una contraseña propia. Un alta menos que gestionar y una contraseña menos que se apunta en un papel.

Además, cada empresa decide qué formas de entrar deja activas para su gente: el código de un solo uso al correo, la cuenta de Google, la de Microsoft, o varias a la vez. Si solo dejáis activa la vuestra, el acceso lo gobernáis enteramente desde vuestro lado: cuando suspendéis una cuenta en Google Workspace, esa persona deja de entrar.

Entrar con Google está en los planes de equipo. El inicio de sesión único contra otro proveedor de identidad, con SAML o con OIDC, es de Enterprise. Lo tenéis desglosado en precios.

Qué pasa cuando alguien se va

Es la pregunta que hace siempre recursos humanos, y tiene dos respuestas porque vosotros elegís el modo:

• Eliminar la tarjeta, si no queréis que quede rastro de esa persona.
• Ocultarla, si preferís conservar el histórico y sus métricas sin que la tarjeta siga pública.

En los dos casos la persona deja además de poder entrar en Lead2Team. No hay que acordarse de retirar nada por separado.

Qué hace vuestro equipo con esa sincronización

La plantilla al día es el medio, no el fin. Con el cargo y el departamento del directorio de Google Workspace ya dentro, cada persona tiene cuatro cosas sin pedírselas a nadie:

• Tarjeta digital. Su perfil con los datos al día, para compartir por enlace, por QR o por vCard.
• Wallet. La misma tarjeta en Apple Wallet y Google Wallet, que se actualiza sola cuando cambian sus datos.
• Firma de email. La firma de toda la empresa con el mismo diseño, y el cargo correcto en cada una sin perseguir a nadie.
• Tarjeta NFC. La tarjeta física enlazada a su perfil. Si esa persona se va, la tarjeta se reasigna a otra sin volver a imprimir.

Los cuatro beben del mismo dato. Se corrige una vez y se corrige en todos.

Cómo se conecta

1. En Lead2Team, abrid Configuración y entrad en Integraciones.
2. Elegid Google Workspace y autorizad la conexión. Hace falta que lo haga alguien con permisos de administrador en vuestro dominio de Google Workspace.
3. Mapead los campos: qué dato del directorio alimenta cada campo de la tarjeta.
4. Lanzad una primera sincronización y revisad el resultado antes de abrirla a toda la empresa.
5. Si queréis que corra sola cada día, encended la sincronización automática diaria en Ajustes.

Qué no hace

• No es automática de entrada. Al conectarla queda a demanda: la lanzáis vosotros cuando queráis.
• No escribe en vuestro directorio. La información va en un sentido.
• No gobierna los campos que no mapeéis.

Preguntas frecuentes

¿Hace falta un administrador de Google Workspace? Sí, para autorizar la conexión la primera vez. Después no hace falta volver a usar ese permiso.

¿Podemos obligar a que todo el mundo entre con Google? Sí. Las formas de entrar se activan una a una, así que podéis dejar solo esa.

¿Y la verificación en dos pasos? Si vuestra gente entra con su cuenta de Google, la aplica Google con la política que ya tengáis puesta, que suele ser justo lo que pide un departamento de seguridad.

¿Sirve también Microsoft Entra ID? Sí, funciona igual. Están los dos en la lista de integraciones.