Cartões digitais com o Google Workspace

A Lead2Team liga-se ao Google Workspace para duas coisas: ler o vosso diretório de colaboradores e deixar que cada pessoa entre com a sua conta Google, sem mais uma palavra-passe para memorizar. Pensado para empresas com equipas que já trabalham com o Google Workspace.

O que é o Google Workspace e para quem é

O Google Workspace é o pacote de trabalho da Google: Gmail, Drive, Calendar e o resto, com um painel de administração onde vive o diretório da empresa. Se a vossa gente entra todas as manhãs no Gmail com uma conta corporativa, essa conta está nesse diretório, com o nome, o departamento e a função.

Ler o diretório

• Entradas: cada conta nova recebe o seu cartão digital criado.
• Alterações: nome, função, departamento e escritório atualizam-se quando mudam no diretório.
• Saídas: quando uma conta é suspensa ou apagada, o cartão é retirado no modo que tiverem escolhido.
• Que campos: apenas os que mapearem.
• Em que sentido: do Google Workspace para a Lead2Team. Nada do que fizerem aqui toca no vosso diretório.

Entrar com as vossas credenciais

Esta é a segunda metade, e é a que o departamento de informática costuma perguntar. A vossa gente pode entrar na Lead2Team com a sua conta Google em vez de uma palavra-passe à parte. Menos uma conta para gerir e menos uma palavra-passe apontada num papel.

Cada empresa decide ainda que formas de entrada deixa ativas: o código de uso único por email, a conta Google, a da Microsoft, ou várias ao mesmo tempo. Se deixarem só a vossa, o acesso governam-no inteiramente do vosso lado: quando suspendem uma conta no Google Workspace, essa pessoa deixa de entrar.

Entrar com a Google está nos planos de equipa. O início de sessão único contra outro fornecedor de identidade, com SAML ou com OIDC, é de Enterprise. Têm o detalhe em preços.

O que acontece quando alguém sai

É a pergunta que os recursos humanos fazem sempre, e tem duas respostas porque o modo é escolha vossa:

• Eliminar o cartão, se não quiserem que fique rasto dessa pessoa.
• Ocultá-lo, se preferirem conservar o histórico e as métricas sem que o cartão continue público.

Nos dois casos a pessoa deixa também de poder entrar na Lead2Team. Não é preciso lembrar-se de retirar nada em separado.

O que a vossa equipa faz com essa sincronização

O quadro de pessoal em dia é o meio, não o fim. Com a função e o departamento do diretório do Google Workspace já dentro, cada pessoa passa a ter quatro coisas sem as pedir a ninguém:

• Cartão digital. O perfil com os dados em dia, para partilhar por ligação, por QR ou por vCard.
• Wallet. O mesmo cartão na Apple Wallet e na Google Wallet, que se atualiza sozinho quando os dados mudam.
• Assinatura de email. A assinatura de toda a empresa com o mesmo desenho, e a função certa em cada uma sem andar atrás de ninguém.
• Cartão NFC. O cartão físico ligado ao perfil. Se essa pessoa sair, o cartão é reatribuído a outra sem voltar a imprimir.

Os quatro bebem do mesmo dado. Corrige-se uma vez e corrige-se em todos.

Como se liga

1. Na Lead2Team, abram Configuração e entrem em Integrações.
2. Escolham Google Workspace e autorizem a ligação. Tem de o fazer alguém com permissões de administrador no vosso domínio Google Workspace.
3. Mapeiem os campos: que dado do diretório alimenta cada campo do cartão.
4. Lancem uma primeira sincronização e revejam o resultado antes de a abrir a toda a empresa.
5. Se quiserem que corra sozinha todos os dias, liguem a sincronização automática diária em Ajustes.

O que não faz

• Não é automática de início. Ao ligar fica a pedido: lançam-na quando quiserem.
• Não escreve no vosso diretório. A informação vai num sentido.
• Não governa os campos que não mapearem.

Perguntas frequentes

É preciso um administrador do Google Workspace? Sim, para autorizar a ligação da primeira vez. Depois não é preciso voltar a usar essa permissão.

Podemos obrigar toda a gente a entrar com a Google? Sim. As formas de entrada ativam-se uma a uma, por isso podem deixar só essa.

E a verificação em dois passos? Se a vossa gente entrar com a conta Google, aplica-a a Google com a política que já tiverem definida, que costuma ser exatamente o que pede um departamento de segurança.

O Microsoft Entra ID também serve? Sim, funciona da mesma maneira. Estão os dois na lista de integrações.