Assinatura corporativa com QR para equipas

Uma assinatura de e-mail corporativa é o bloco de dados e de marca que fecha cada mensagem da empresa. Numa equipa, a parte difícil é manter as 40 ou as 400 assinaturas iguais e atualizadas, e isso resolve-se gerando-as a partir de um painel em vez de deixar cada pessoa montar a sua.

Quando cada colaborador copia e cola a assinatura à mão, seis meses depois a empresa tem duas versões do logótipo a circular, cargos que já mudaram e assinaturas que o Outlook mostra como um quadrado vazio. O cliente vê isso em cada e-mail que recebe.

O que muda quando a assinatura é gerida pela empresa

O administrador escolhe o modelo, carrega o logótipo e fixa as cores uma vez. A partir daí dá entrada às pessoas à mão, por CSV ou a partir do HRIS, e cada assinatura sai com os dados de quem a usa: nome, cargo, telefone e o link para o seu cartão de visita digital. Quando alguém muda de função corrige-se no painel e a assinatura acompanha.

O que a assinatura pode levar além do nome

• Um código QR que abre o cartão digital dessa pessoa, para que quem lê o e-mail no telemóvel possa guardar o contacto com uma leitura. Contamos tudo em a assinatura de e-mail com cartão digital e QR.
• Um banner com a campanha do trimestre, alterado em todas as assinaturas ao mesmo tempo.
• Os ícones das redes corporativas e o aviso que o departamento jurídico pedir: tratamos disso em assinatura de e-mail e cumprimento do RGPD.

O que leva uma assinatura de email corporativa

Uma assinatura de empresa resolve duas coisas ao mesmo tempo: quem recebe o email sabe com quem fala e pode responder pelo canal que lhe convém, e a empresa apresenta-se igual nas 40 ou nas 400 caixas de correio da equipa. Com isso em mente, é preciso pouco:

• Nome e cargo. O cargo é o dado que muda mais e o primeiro a ficar desatualizado quando cada pessoa mantém a sua assinatura à mão.
• Empresa e, se for necessário, departamento ou marca. Em grupos com várias marcas, é o que evita que o cliente duvide de com quem está a falar.
• Um telefone para o qual se possa ligar. Um. Dois números e um PBX na mesma assinatura é a forma mais rápida de ninguém ligar.
• O logótipo no tamanho e na cor aprovados, não a versão que alguém descarregou do site há três anos.
• Um link que leve a algo vivo: o site ou o cartão digital dessa pessoa, onde estão os restantes dados e o botão de guardar contacto.
• O aviso legal que o vosso departamento jurídico pedir, quando se aplique.

O que sobra: imagens pesadas que o Outlook mostra como um quadrado vazio, frases sobre o ambiente, citações motivacionais e quatro ícones de redes que ninguém toca. Cada elemento a mais retira atenção ao que importa.

A assinatura com QR: como funciona e porque convém que seja dinâmico

O QR da assinatura é uma imagem que, ao ser lida, abre o cartão digital dessa pessoa com os seus dados e o botão de guardar contacto. Serve para algo muito concreto: quem lê o email no telemóvel não copia nem cola um número de telefone com comodidade, mas aponta a câmara e fica com o contacto na agenda.

O que faz a diferença é para onde aponta o código. Um QR estático leva os dados escritos lá dentro, por isso no dia em que essa pessoa muda de cargo ou de telefone, o código que já viaja em centenas de emails enviados continua a dar o dado antigo e é preciso gerar um novo. Um QR dinâmico aponta para o endereço do cartão digital, que não muda; o que muda é o conteúdo do cartão. Corrige-se o cargo no painel e os emails da semana passada abrem já a versão correta.

Numa equipa o QR não se monta um a um. O administrador ativa-o no modelo e cada assinatura sai com o código da sua pessoa, tal como sai com o nome e o cargo.

Como a assinatura chega a cada pessoa

Cada colaborador recebe um e-mail de boas-vindas com a assinatura pronta a colar no Gmail, no Outlook ou no Apple Mail. Não tem de desenhar nada nem pedir o logótipo ao marketing. Para quadros grandes, o percurso completo (quem já a tem e quem não) está em como unificar as assinaturas de e-mail de toda a empresa.

Se quiser ver com a sua marca e o seu quadro de pessoal, fale com vendas.