Cartões digitais com o Microsoft Entra ID

A Lead2Team liga-se ao Microsoft Entra ID para duas coisas: ler o vosso diretório de colaboradores e deixar que cada pessoa entre com a sua conta Microsoft, sem mais uma palavra-passe para memorizar. Pensado para empresas com equipas que já trabalham com o Microsoft 365.

O que é o Microsoft Entra ID e para quem é

O Entra ID é o serviço de identidade da Microsoft, o que até há pouco se chamava Azure Active Directory. É onde as empresas que usam o Microsoft 365 guardam quem lá trabalha, em que departamento e a que tem acesso. Se a vossa gente entra todas as manhãs no Outlook ou no Teams com uma conta corporativa, essa conta vive no Entra ID.

Ler o diretório

A Lead2Team lê o vosso diretório tal como leria um sistema de recursos humanos:

Entradas: cada conta nova recebe o seu cartão digital criado.
Alterações: nome, função, departamento e escritório atualizam-se quando mudam no diretório.
Saídas: quando uma conta é desativada, o cartão é retirado no modo que tiverem escolhido.
Que campos: apenas os que mapearem.
Em que sentido: do Entra ID para a Lead2Team. Nada do que fizerem aqui toca no vosso diretório.

Entrar com as vossas credenciais

Esta é a segunda metade, e é a que o departamento de informática costuma perguntar. A vossa gente pode entrar na Lead2Team com a sua conta Microsoft em vez de uma palavra-passe à parte. Menos uma conta para gerir e menos uma palavra-passe apontada num papel.

Cada empresa decide ainda que formas de entrada deixa ativas: o código de uso único por email, a conta Microsoft, a da Google, ou várias ao mesmo tempo. Se deixarem só a vossa, o acesso governam-no inteiramente do vosso lado: quando desativam uma conta no Entra ID, essa pessoa deixa de entrar.

Entrar com a Microsoft está nos planos de equipa. O início de sessão único contra outro fornecedor de identidade, com SAML ou com OIDC, é de Enterprise. Têm o detalhe em preços.

O que acontece quando alguém sai

Ao desativar a conta no Entra ID, a escolha do que acontece é vossa ao cartão:

Eliminá-lo, se não quiserem que fique rasto dessa pessoa.
Ocultá-lo, se preferirem conservar o histórico e as métricas sem que o cartão continue público.

Nos dois casos a pessoa deixa também de poder entrar na Lead2Team. É a saída que uma auditoria espera: retira-se num sítio e não é preciso lembrar-se de mais nada.

O que a vossa equipa faz com essa sincronização

O quadro de pessoal em dia é o meio, não o fim. Com a função e o departamento do diretório do Microsoft 365 já dentro, cada pessoa passa a ter quatro coisas sem as pedir a ninguém:

Cartão digital. O perfil com os dados em dia, para partilhar por ligação, por QR ou por vCard.
Wallet. O mesmo cartão na Apple Wallet e na Google Wallet, que se atualiza sozinho quando os dados mudam.
Assinatura de email. A assinatura de toda a empresa com o mesmo desenho, e a função certa em cada uma sem andar atrás de ninguém.
Cartão NFC. O cartão físico ligado ao perfil. Se essa pessoa sair, o cartão é reatribuído a outra sem voltar a imprimir.

Os quatro bebem do mesmo dado. Corrige-se uma vez e corrige-se em todos.

Como se liga

Na Lead2Team, abram Configuração e entrem em Integrações.
Escolham Microsoft Entra ID e autorizem a ligação. Tem de o fazer alguém com permissões de administrador no vosso inquilino do Microsoft 365.
Mapeiem os campos: que atributo do diretório alimenta cada campo do cartão.
Lancem uma primeira sincronização e revejam o resultado antes de a abrir a toda a empresa.
Se quiserem que corra sozinha todos os dias, liguem a sincronização automática diária em Ajustes.

O que não faz

Não é automática de início. Ao ligar fica a pedido: lançam-na quando quiserem.
Não escreve no vosso diretório. A informação vai num sentido.
Não governa os campos que não mapearem.

Perguntas frequentes

É preciso um administrador do Microsoft 365? Sim, para autorizar a ligação da primeira vez. Depois não é preciso voltar a usar essa permissão.

Podemos obrigar toda a gente a entrar com a Microsoft? Sim. As formas de entrada ativam-se uma a uma, por isso podem deixar só essa.

E a verificação em dois passos? Se a vossa gente entrar com a conta Microsoft, aplica-a o Entra ID com a política que já tiverem definida, que costuma ser exatamente o que pede um departamento de segurança.

O Google Workspace também serve? Sim, funciona da mesma maneira. Estão os dois na lista de integrações.